Онлайн-касса для магазина

Новая модель работы

С 1 июля 2017 года по 54-ФЗ все продажи товаров проводятся через онлайн-кассу, то есть заверяются у оператора фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени.

Лицензированный оператор проверяет фискальный признак чека, заверяет его, сохраняет в архиве и раз в день отправляет в ФНС.

После проверки ОФД, кассовый аппарат должен выдавать чек двумя способами:

• на бумаге для покупателя в обычном магазине;
• в электронном виде для онлайн точки.

Все это занимает не более 5 минут с момента получения денег. Правила прописаны в Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» 54-ФЗ в редакции от 3 июля 2016 года.

Как правильно устанавливать онлайн-кассу: пошаговая инструкция

Установка касс разных моделей несколько различается, но обычно для Windows порядок работы такой:

1. С сайта производителя ККТ загрузите драйверы для оборудования;

2. Установите их на рабочий компьютер;

3. ККТ должен быть подсоединен к компьютеру с помощью USB или Wi-Fi. Включите на кассе режим передачи данных;

4. Меню «Пуск» >«Устройства и принтеры», найдите кассу;

5. Установите ПО, продвигаясь по «Мастеру установки»;

6. Обязательно перезагрузите компьютер.

При подключении к компьютеру касса будет определяться автоматически после каждого его запуска. Используйте ее как привычную кассу.

Далее установите связь онлайн-кассы с интернетом:

• вставьте в нее сим-карту;
• по Wi-Fi, при наличии модуля;
• проводным интернетом, используя кабель для ККТ или ПК.

Следуйте инструкции производителя. Если что-то идет не так, обратитесь в службу поддержки компании, которая выпустила кассовый аппарат. Если подключение онлайн-кассы прошло безошибочно, у вас будет доступ к изменению цен, добавлению товаров и другому функционалу.

Очень важно следовать строгому порядку установки онлайн-кассы и ее регистрации в ФНС.

1. Оформите заявление на сервисе ФНС. Укажите модель, серийный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя. Требуется прописать фактический адрес местоположения кассы. Выберите параметры использования, отметьте ОФД.

2. Отправьте заявление.

3. Напишите номер в онлайн-кассу. Поле для регистрационного номера, полученного от ФНС, появляется в сервисном или административном режиме. Читайте инструкцию к устройству.

4. Укажите в специальном окошке номер и ИНН компании или ИП.

Ошибка на данном этапе приведет к поломке фискального накопителя - придется покупать новый. Чтобы избежать этого, лучше обратиться к специалистам в центр технического обслуживания.

Далее необходимо сделайте отчет о регистрации ККТ. В личном кабинете ФНС есть вкладка«Учет контрольно-кассовой техники». В списке будет ваша касса. Укажите, когда и во сколько вы получили чек, номер по порядку и фискальный признак.

После корректной фискализации выдается карточка регистрации, с квалифицированной подписью ФНС.

Обязательно вернитесь в личный кабинет ОФД и добавьте в него кассу — требуются сведения об оборудовании, а затем подтвердите регистрацию: заполните данные с карточки, полученной в ФНС.

Только после правильно выполненного алгоритма онлайн-касса будет синхронизироваться с ОФД, и можно будет пробивать чеки.

Онлайн-касса для интернет-магазина

Онлайн-касса для интернет магазина работает так:

1. Денежные манипуляции при покупке проводятся только по зарегистрированной онлайн-кассе;

2. Транзакция подтверждается у оператора фискальных данных (ОФД);

3. Оператор проверяет фискальный признак чека, удостоверяет и архивирует;

4. Дождавшись подтверждения от ОФД от 1 до 5 мин, кассовый аппарат предоставляет электронный чек для клиента онлайн-магазина;

5. Архивы чеков от ОФД отправляются в налоговую 1 раз в сутки.

Как законно работать интернет-магазину без онлайн-кассы

Существует несколько вариантов работы без приобретения устройств:

• аренда;
• cеть терминалов. Покупатель перечисляет деньги платежной системе. Вы, в свою очередь, заключаете с этим платежным агентом договор;
• наложенный платеж Почты России и других компаний. Клиент платит по факту получения товара или услуги посреднику, который затем перечисляет деньги вам;
• кассовое обслуживание в службах доставки. Человек оплачивает товар в пункте выдачи

На первый взгляд кажется, что эти варианты удобнее. Но они подходят не всем. Например, наложенный платеж и службы доставки могут использовать только интернет-магазины.

Кроме того, если вы уверены в своем бизнесе, то разумнее будет приобрести по выгодной цене свое оборудование, так как в среднем аренда за год обойдется вам дороже, чем покупка собственной техники.