Онлайн-касса для магазина
Опубликовано: 30.12.2019 Время чтения: 12 минутРазнообразие кассового оборудования для магазинов - сегодня не проблема. Скорее наоборот. Большой выбор - это, конечно, хорошо, но у предпринимателей разбегаются глаза и порой кажется, что разобраться в новых устройствах очень сложно.
Данный гайд - в помощь тем, кто впервые столкнулся с вопросом установки онлайн-кассы в магазин. Будет полезен и для тех, кто хочет сделать правильный выбор, получить в пользование наиболее удобную модель, но и не переплачивать за ненужный функционал.
Для начала чуть загрузим вас терминологией, чтобы говорить на одном языке.
Тезаурус
Онлайн-касса, контрольно-кассовая техника, ККТ - касса нового образца, которая передает информацию о транзакциях оператору фискальных данных и клиенту в режиме онлайн.
ОФД - оператор фискальных данных; юридическое лицо, которое принимает, хранит и передает информацию о наличных расчетах и с помощью карт в Федеральную налоговую службу.
Фискальные данные - информация о расчетах, которая хранится в памяти ККТ.
54-ФЗ - федеральный закон, регламентирующий применение ККТ.
ФНС - федеральная налоговая служба.
КЭП - квалифицированная электронная подпись. Позволяет подписывать электронные документы.
Новая модель работы
С 1 июля 2017 года по 54-ФЗ все продажи товаров проводятся через онлайн-кассу, то есть заверяются у оператора фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени.
Лицензированный оператор проверяет фискальный признак чека, заверяет его, сохраняет в архиве и раз в день отправляет в ФНС.
После проверки ОФД, кассовый аппарат должен выдавать чек двумя способами:
- на бумаге для покупателя в обычном магазине;
- в электронном виде для онлайн точки.
Все это занимает не более 5 минут с момента получения денег. Правила прописаны в Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» 54-ФЗ в редакции от 3 июля 2016 года.
Федеральная налоговая служба (ФНС) создала реестр разрешенных к использованию моделей касс. Использование других касс приравнивается к неофициальной торговле, а значит вне закона. Однако есть способы работать легально и без покупки онлайн-кассы, о них поговорим в конце статьи.

Как работает онлайн-касса
Согласно законодательству, налоговые органы мгновенно должны получать информацию обо всех транзакциях. Оператор фискальных данных собирает сведения от контрольно-кассового аппарата. Он несет ответственность за бесперебойность передачи полученной информации. Покупателям также отправляются сведения о покупках.
Чтобы обеспечить такую двустороннюю передачу данных, новые онлайн-кассы имеют функционал:
- создание и печать чеков с QR-кодом;
- хранение сведений о сделке на фискальных накопителях;
- конвертирование их в электронную форму и в режиме «онлайн» и отправка в ФНС;
- поддержание каналы обмена сведениями между ОФД и ФНС;
- по запросу покупателя отправка данных на телефон или электронный адрес;
- получение от ОФД подтверждения прохождения чека;
- информирование кассира при ошибке прохождения чека;
- поиск фискальный документ по номеру.
У каждой онлайн-кассы есть фискальный накопитель, онлайн-модуль и принтер для печати чеков. Такие аппараты внесены в специальный реестр ККТ. С ним можно ознакомиться на официальном сайте Федеральной налоговой службы РФ.
Данный закон затрагивает организации и предпринимателей, работающих с физическими лицами и получают платежи от них. Оплата в таких организациях должна проводиться исключительно с использованием утвержденных онлайн-касс.
Как правильно устанавливать онлайн-кассу: пошаговая инструкция
Установка касс разных моделей несколько различается, но обычно для Windows порядок работы такой:
1. С сайта производителя ККТ загрузите драйверы для оборудования;
2. Установите их на рабочий компьютер;
3. ККТ должен быть подсоединен к компьютеру с помощью USB или Wi-Fi. Включите на кассе режим передачи данных;
4. Меню «Пуск» >«Устройства и принтеры», найдите кассу;
5. Установите ПО, продвигаясь по «Мастеру установки»;
6. Обязательно перезагрузите компьютер.
При подключении к компьютеру касса будет определяться автоматически после каждого его запуска. Используйте ее как привычную кассу.
Далее установите связь онлайн-кассы с интернетом:
- вставьте в нее сим-карту;
- по Wi-Fi, при наличии модуля;
- проводным интернетом, используя кабель для ККТ или ПК.
Следуйте инструкции производителя. Если что-то идет не так, обратитесь в службу поддержки компании, которая выпустила кассовый аппарат. Если подключение онлайн-кассы прошло безошибочно, у вас будет доступ к изменению цен, добавлению товаров и другому функционалу.
Очень важно следовать строгому порядку установки онлайн-кассы и ее регистрации в ФНС.
1. Оформите заявление на сервисе ФНС. Укажите модель, серийный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя. Требуется прописать фактический адрес местоположения кассы. Выберите параметры использования, отметьте ОФД.
2. Отправьте заявление.
3. Напишите номер в онлайн-кассу. Поле для регистрационного номера, полученного от ФНС, появляется в сервисном или административном режиме. Читайте инструкцию к устройству.
4. Укажите в специальном окошке номер и ИНН компании или ИП.
Ошибка на данном этапе приведет к поломке фискального накопителя - придется покупать новый. Чтобы избежать этого, лучше обратиться к специалистам в центр технического обслуживания.
Далее необходимо сделайте отчет о регистрации ККТ. В личном кабинете ФНС есть вкладка«Учет контрольно-кассовой техники». В списке будет ваша касса. Укажите, когда и во сколько вы получили чек, номер по порядку и фискальный признак.
После корректной фискализации выдается карточка регистрации, с квалифицированной подписью ФНС.
Обязательно вернитесь в личный кабинет ОФД и добавьте в него кассу — требуются сведения об оборудовании, а затем подтвердите регистрацию: заполните данные с карточки, полученной в ФНС.
Только после правильно выполненного алгоритма онлайн-касса будет синхронизироваться с ОФД, и можно будет пробивать чеки.
Онлайн-касса для небольшого магазина: помогаем с выбором
Онлайн-касса для небольшого магазина в 2019 году не обязательно должна быть с максимальным функционалом. Ориентируйтесь на потребности своего бизнеса.
Очень удобны устройства, объединяющие печать чеков и предоставляющие услуги интернет эквайринга — возможности использования банковских карт.
При выборе оборудования обратите внимание на:
1. Габариты. Онлайн-кассы могут быть разных размеров. Самыми маленькие - смартпосы. Такие модели как Штрих-Смартпос-Ф. объединяют в себе устройство управления и фискальный регистратор. Для надежности соединения вы можете купить онлайн-кассу с питанием от сети и встроенного аккумулятора;
2. Внешний вид. Если вам важен статус, приобретите модели с планшетным управлением;
3. Производитель. ШТРИХ-М специализируется на выпуске онлайн-касс, поэтому их оборудование надежное;
4. Средства коммуникации. Более удобные в использовании беспроводные онлайн-кассы;
5. Производительность. Аппарат быстрее справляется с печатью чека - быстрее идет обслуживание клиентов. Ускоряет этот процесс встроенный авторезчик;
6. Стоимость. В зависимости от функционала и перечисленных характеристик цены от 4 000 до 60 000. Как правило, цена аппарата зависит от указанных атрибутов. Вы всегда можете выбрать подходящую кассу по более низкой цене.
Как выбрать онлайн-кассу для розничного магазина
Онлайн-касса для розничного магазина должна полностью отвечать задачам бизнеса.
Для выбора онлайн-кассы ориентируйтесь на специфику организации торговли:
1. Реализуете ли вы товары с акцизами. Требуется УТМ модуль ЕГАИС;
2. Количество посетителей. Если в торговую точку в течение дня заходит небольшое количество человек, можно обойтись аппаратом с не самой быстрой печатью: например, онлайн-касса ПИОНЕР-114Ф;
3. Реализация товара за пределами магазина. При работе с доставкой нужно автономное устройство с батарейками или аккумулятором, такое как Меркурий 185Ф;
4. Связь с интернетом: Ethernet, точка Wi-Fi или модем. Для маленьких магазинов выбирайте дешевые варианты с USB-портом для 3G-модема. Супермаркетам требуется быстрый интернет;
5. Работа с большим ассортиментом. В автономных кассах хранятся 10 000 товарных позиций. Для больших магазинов этого недостаточно. Потребуется докупить POS-систему с фискальным регистратором (Атол Ритейл 54);
6. Эргономичность. Комфортнее в эксплуатации модели с сенсорным дисплеем, но они стоят дороже.
Онлайн-касса для интернет-магазина
Онлайн-касса для интернет магазина работает так:
1. Денежные манипуляции при покупке проводятся только по зарегистрированной онлайн-кассе;
2. Транзакция подтверждается у оператора фискальных данных (ОФД);
3. Оператор проверяет фискальный признак чека, удостоверяет и архивирует;
4. Дождавшись подтверждения от ОФД от 1 до 5 мин, кассовый аппарат предоставляет электронный чек для клиента онлайн-магазина;
5. Архивы чеков от ОФД отправляются в налоговую 1 раз в сутки.
Как законно работать интернет-магазину без онлайн-кассы
Существует несколько вариантов работы без приобретения устройств:
- аренда;
- cеть терминалов. Покупатель перечисляет деньги платежной системе. Вы, в свою очередь, заключаете с этим платежным агентом договор;
- наложенный платеж Почты России и других компаний. Клиент платит по факту получения товара или услуги посреднику, который затем перечисляет деньги вам;
- кассовое обслуживание в службах доставки. Человек оплачивает товар в пункте выдачи
На первый взгляд кажется, что эти варианты удобнее. Но они подходят не всем. Например, наложенный платеж и службы доставки могут использовать только интернет-магазины.
Кроме того, если вы уверены в своем бизнесе, то разумнее будет приобрести по выгодной цене свое оборудование, так как в среднем аренда за год обойдется вам дороже, чем покупка собственной техники.
Если у вас остались вопросы, позвоните нам:
Офис в г. Пермь:
тел. (342) 240-18-10, (342) 240-18-11, 240-18-12, 240-18-13
dtoptt@perm.ru, pttcto@perm.ru
Офис в г. Кунгур: